Protokoll einer Vorstandssitzung (Vorlage)
Der Vorstand führt die Geschäfte des Vereins und vertritt ihn nach außen (§§ 26, 27 BGB). Seine Beschlüsse müssen nicht protokolliert werden, damit sie wirksam sind — aber ohne Protokoll lässt sich später weder belegen, dass ein Beschluss gefasst wurde, noch mit welchem Inhalt.
Das Protokoll ist formfrei und kann elektronisch unterschrieben werden. Praktisch wichtig sind drei Dinge: die Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung, die Beschlussfähigkeit und ein wörtlich festgehaltener Beschlusstext mit Abstimmungsergebnis.
Ausfüllen und mit dem Personalausweis unterschreiben
Füllen Sie die Felder unten aus, tragen Sie ein, wer unterschreiben soll, und schließen Sie die Zahlung ab. Alles passiert hier — Sie müssen nichts herunterladen.
PNG oder JPG, maximal 1,5 MB. Erscheint oben im Dokument anstelle des esigner-Logos.
Schritt 1 von 4
1. Angaben zur Sitzung
Kostenlos · ohne Konto · wird erst beim Herunterladen gespeichert
So sieht das Dokument aus
Protokoll der Vorstandssitzung
Sitzungsprotokoll mit Beschlüssen
1. Angaben zur Sitzung
Verein / Gesellschaft
Sitz und Registernummer
Ort der Sitzung
Datum
Beginn
Ende
[ ] Präsenzsitzung
[ ] Video- oder Telefonkonferenz
[ ] Beschlussfassung im Umlaufverfahren
2. Teilnehmer
Sitzungsleitung
Protokollführung
Anwesende Vorstandsmitglieder
Entschuldigt abwesend
Weitere Teilnehmer (Gäste, Beisitzer)
3. Formalien
[ ] Die Einladung erfolgte form- und fristgerecht nach der Satzung
[ ] Die Beschlussfähigkeit wurde festgestellt
[ ] Gegen die Tagesordnung wurden keine Einwendungen erhoben
Anmerkungen zu den Formalien
4. Tagesordnung
5. Beratung und Beschlüsse
Tagesordnungspunkt 1
Thema und wesentlicher Verlauf der Beratung
Beschluss im Wortlaut
Abstimmungsergebnis (Ja / Nein / Enthaltung)
Tagesordnungspunkt 2
Thema und wesentlicher Verlauf der Beratung
Beschluss im Wortlaut
Abstimmungsergebnis (Ja / Nein / Enthaltung)
Tagesordnungspunkt 3
Thema und wesentlicher Verlauf der Beratung
Beschluss im Wortlaut
Abstimmungsergebnis (Ja / Nein / Enthaltung)
6. Aufgaben
Aufgabe — Verantwortlich — Frist
Aufgabe — Verantwortlich — Frist
Aufgabe — Verantwortlich — Frist
7. Verschiedenes
Nächste Sitzung am
8. Unterschriften
Ort und Datum
Sitzungsleitung (Unterschrift)
Ort und Datum
Protokollführung (Unterschrift)
Lieber von Hand ausfüllen?
Vorlage kostenlos herunterladen
PDF zum Ausdrucken · bearbeitbares Word (.docx)
Was die Vorlage enthält
- Verein oder Gesellschaft, Ort, Datum und Uhrzeit
- Teilnehmer, Entschuldigte und Sitzungsleitung
- Feststellung der Ladung und der Beschlussfähigkeit
- Tagesordnung
- Beschlüsse im Wortlaut mit Abstimmungsergebnis
- Aufgaben mit Verantwortlichem und Frist
- Nächster Termin und Unterschriften
So unterschreiben Sie sie mit dem Personalausweis
- 1
Vorlage herunterladen. Laden Sie protokoll vorstandssitzung als PDF oder Word herunter.
- 2
Ausfüllen. Tragen Sie die Angaben auf Ihrem eigenen Rechner in das Dokument ein.
- 3
Hochladen und unterschreiben. Laden Sie das ausgefüllte PDF auf esigner.de hoch, tragen Sie die E-Mail-Adressen ein und unterschreiben Sie mit dem Personalausweis.
Quelle und Rechtsgrundlage
Der Verein muss einen Vorstand haben; der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich.
§ 26 BGB — Vorstand und Vertretung (öffnet in einem neuen Tab)Offizielle Quellen und Gesetze
Häufige Fragen
- Muss eine Vorstandssitzung protokolliert werden?
- Das Gesetz verlangt es nicht; viele Satzungen tun es. Unabhängig davon ist das Protokoll der einzige praktikable Nachweis eines Beschlusses — gegenüber der Mitgliederversammlung, dem Finanzamt, dem Registergericht und einer späteren Vorstandsgeneration. Prüfen Sie zuerst Ihre Satzung, sie geht diesen Formulierungen vor.
- Wer unterschreibt das Protokoll?
- Üblich sind Sitzungsleitung und Protokollführung. Manche Satzungen verlangen die Unterschrift von zwei Vorstandsmitgliedern — halten Sie sich daran, sonst ist die Beweiswirkung angreifbar.
- Wie genau muss ein Beschluss formuliert sein?
- Wörtlich. Notieren Sie den Beschlusstext so, wie abgestimmt wurde, mit dem Ergebnis in Zahlen — Ja, Nein, Enthaltung. Eine Zusammenfassung wie 'der Vorstand war sich einig' ist im Streitfall wertlos, und für Registeranmeldungen reicht sie ohnehin nicht.
- Dürfen Beschlüsse ohne Sitzung gefasst werden?
- Wenn die Satzung es zulässt, ja — im Umlaufverfahren oder in einer Video- oder Telefonkonferenz. Halten Sie im Protokoll ausdrücklich fest, auf welcher Grundlage und in welcher Form abgestimmt wurde.
Sie fragen sich, ob eine elektronische Signatur rechtlich hält? Zur elektronischen Signatur →
Weitere Vorlagen
Alle Vorlagen ansehenDiese Vorlage ist ein allgemeiner Ausgangspunkt und stellt keine Rechtsberatung dar. Prüfen Sie, ob der Inhalt zu Ihrer Situation passt, und holen Sie im Zweifel rechtlichen Rat ein.